會(huì)議服務(wù)中會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)
發(fā)表于：2018/6/13 14:18:07來源：瀏覽次在會(huì)議策劃活動(dòng)中,設(shè)計(jì)會(huì)議日程表是重要的內(nèi)容之一會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)要充分考慮以下因素:
(1)在一個(gè)對大部分目標(biāo)聽眾來說比較方便的時(shí)間開始活動(dòng)。
(2) 預(yù)留充足的登記時(shí)間。
(3) 由會(huì)議主席作簡要介紹或致詞，以正式開始一天的活動(dòng)。
(4) 會(huì)議時(shí)間應(yīng)長短適中。
(5) 會(huì)議間歇休息時(shí)間應(yīng)充分。
(6) 確保充足的茶點(diǎn)供應(yīng)。
(7) 安排一次總結(jié)性的全體會(huì)議。
(8) 避免以混亂收場。
下面所列舉的兩種策劃方案只是許多種策劃方案中的范例,可供在進(jìn)行會(huì)議策劃時(shí)參考，在實(shí)際會(huì)議策劃中,可能會(huì)有諸多變化的因素。
一日會(huì)議的策劃方案
這是為有50名與會(huì)者參加的一日會(huì)議策劃的方案。大多數(shù)一日會(huì)議都是為那些在附近地區(qū)居住或工作的人舉行的，會(huì)場通常選在一家有較多會(huì)議室的酒店。
事件1：8:30AM注冊登記。
會(huì)議注冊登記時(shí)間定為8:30AM,應(yīng)該為與會(huì)者留出吃早飯和路程上的時(shí)間(這個(gè)時(shí)間可以根據(jù)與會(huì)者的交通工具和會(huì)場附近的公共交通設(shè)施的情況有所改變)，半小時(shí)的時(shí)間可以讓與會(huì)者從容不迫地參加會(huì)議。這種策劃方案假定與會(huì)者已經(jīng)提前注冊過,因此秘書會(huì)在注冊時(shí)段不必趕時(shí)間。
事件2：9:00AM全體大會(huì)。
全體大會(huì)作為整個(gè)會(huì)議的開始,時(shí)間不應(yīng)超過35分鐘。下一個(gè)會(huì)議將在9:45AM舉行,因此與會(huì)者只有不到10分鐘時(shí)間從大會(huì)廳轉(zhuǎn)移到并行會(huì)議的場地。
事件3：9：45AM并行會(huì)議。
現(xiàn)在,并行會(huì)議開始了。具體的安排可以制作一張表格，請注意，每一個(gè)并行會(huì)議的編碼都是以3開始，這樣可以使相關(guān)的每一個(gè)人馬上看出具體會(huì)議與時(shí)段安排之間的關(guān)系。這種聯(lián)系還可以通過許多其他方式來表現(xiàn),但是不論使用怎樣的系統(tǒng),都必須讓與會(huì)者看明白。三位數(shù)字編號(hào)的系統(tǒng)可以表示99個(gè)并行會(huì)議。當(dāng)并行會(huì)議在9個(gè)以下時(shí),，則可以用30~39的編碼來表示。
事件4：10：30AM休息。
事件之間的休息也要用編號(hào)標(biāo)識(shí)出來，以便控制休息的時(shí)間。秘書處應(yīng)該負(fù)責(zé)安排休息時(shí)間，并用編號(hào)來標(biāo)明每一次會(huì)議的時(shí)間及其他問題，以避免發(fā)生混亂。休息是整個(gè)會(huì)議的一部分，每一次休息都有特殊的原因和安排。在一個(gè)半小時(shí)的連續(xù)活動(dòng)后，與會(huì)者需要休整一下，吃些東西或四處走走,放松雙腿。
事件5：10:45AM并行會(huì)議。
第二組并行會(huì)議。在策劃方案的這個(gè)部分并沒有安排重復(fù)會(huì)議，但是在會(huì)議當(dāng)天的晚些時(shí)候?qū)⒂邢嚓P(guān)安排。
事件6：11:30AM自由活動(dòng)。
這一段自由活動(dòng)時(shí)間，可以讓與會(huì)者有機(jī)會(huì)進(jìn)行各種活動(dòng)，而不錯(cuò)過公議。一日會(huì)議的會(huì)場常常處在市中心，在這種情況下，可能有些與會(huì)者想趁此機(jī)會(huì)進(jìn)行購物，或和其他的與會(huì)者小聚一下。而如果會(huì)議安排中沒有留出自由活動(dòng)的時(shí)間，他們就有可能放棄一兩個(gè)會(huì)議，出去聚會(huì)。有些與會(huì)者希望一天的活動(dòng)在午餐之前有些小變化。
事件7：12:00PM午餐。這個(gè)策劃方案中,安排所有的與會(huì)者在一起用午餐。當(dāng)會(huì)議不提供午餐時(shí)，日程表上應(yīng)該在場地一欄標(biāo)注“午餐自便”或類似的說明。如果午餐會(huì)上有發(fā)言人講話，通常整個(gè)午餐會(huì)要安排兩個(gè)小時(shí); 如果沒有安排發(fā)言人講話，與會(huì)者可能要利用午餐休息時(shí)間進(jìn)行一些其他的活動(dòng)。如果會(huì)議安排與會(huì)者午餐自便，承辦者則應(yīng)向與會(huì)者提供相關(guān)信息，幫助他們選擇食物好而且服務(wù)快捷的餐廳。
事件8：1:30PM討論會(huì)。 在午飯后舉行行的會(huì)議有一定的難度，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候與會(huì)者可能感覺比較懈息。而要求與會(huì)者積極參與并進(jìn)行信息交流的討論會(huì),則可以解決這個(gè)問題。請注意,這里要用到記錄員，他們是與會(huì)者事先選舉出來的，負(fù)責(zé)記錄小組討論的結(jié)果。
選擇召開會(huì)議的形式
會(huì)議的召開形式是多種多樣的，恰當(dāng)?shù)剡x擇會(huì)議的形式是決定會(huì)議成功與否的關(guān)鍵因素。
會(huì)議的主要形式有以下八種。
1、兩方會(huì)議
這種會(huì)議形式是為僅有兩方的會(huì)議設(shè)的。一般適用于共同籌備的活動(dòng)，或是雙方就彼此之間的關(guān)系或利益進(jìn)行談判,或是利用某神偶然的機(jī)會(huì)討論業(yè)務(wù)。
2、非正式會(huì)議
這種會(huì)議通常是由某一個(gè)高層人士提出問題，法而由與其關(guān)系緊密的另外幾方加入并進(jìn)行的。召開這種會(huì)議的目的往往是“聚在一起研討解決問題的辦法”。
3、集思廣益會(huì)議
這種會(huì)議是臨時(shí)的、非1式會(huì)議的發(fā)展,其目的是要產(chǎn)生創(chuàng)造性、改革性的思想。所以，與會(huì)人員就不能僅僅限于臨時(shí)的非正式會(huì)議中彼此關(guān)系緊密的參與方，而是要擴(kuò)大范圍，加入一些思維靈活、視野寬廣或經(jīng)驗(yàn)豐富的參與者。靈感的產(chǎn)生需要與他人的交往并得到反饋。
4、緊急委員會(huì)
這種會(huì)議與常設(shè)委員會(huì)、非正式會(huì)議都有類似之處，目的是解決緊急發(fā)生的問題。雖然是臨時(shí)的,但會(huì)議要討論的內(nèi)容顯然會(huì)深人、具體得多，往往會(huì)涉及具體的實(shí)施細(xì)則。相對于常設(shè)委員會(huì)可以更靈活，不需要事先考慮好很多的框架，如會(huì)議日程、會(huì)議時(shí)間等。雖然這種會(huì)議往往于匆忙間召開,但往往都能在短時(shí)間內(nèi)達(dá)成決議,所以通常效率很高。
5、常設(shè)委員會(huì)
常設(shè)委員會(huì)覆蓋面較廣,并通常有特定的組成名目，如董事會(huì)、財(cái)務(wù)管理委員會(huì)等。由于是一種常設(shè)會(huì)議,并且其成員任期也較長.所以顯得比較正式,召開會(huì)議前需要做好事先準(zhǔn)備，并且議程相對固定，內(nèi)容的變化也只與時(shí)間有關(guān)。一般來說，公司中高層的例會(huì)都可以以這種形式進(jìn)行。
6.正式會(huì)議
這種會(huì)議應(yīng)當(dāng)是標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議模板,，準(zhǔn)備充分、議程嚴(yán)密、參與者眾多。其目的一般是趨于處理重要的、非爭議的問題，提供最終決策，設(shè)計(jì)實(shí)施方案,并要具體落實(shí)到每一個(gè)參與者的頭上。這種會(huì)議是商業(yè)活動(dòng)中不可缺少的重要內(nèi)容,公司的員工大會(huì)、股東大會(huì)等法定會(huì)議或管理層的全體會(huì)議都使用這種會(huì)議形式。
7.展示會(huì)議
展示會(huì)議的主要目的是向與會(huì)者傳遞某些直觀的信息。由于展示的信息具有直觀性,所以這種會(huì)議形式往往能給與會(huì)者留下深刻的印象。這種形式一般適用于一部分人向其他人展示或匯報(bào)自己的研究報(bào)告或工作成績時(shí)使用。
8.公開會(huì)議
公開會(huì)議主要目的是為了吸引公眾的注意力,以擴(kuò)大召開會(huì)議方的影響力。這種會(huì)議準(zhǔn)備充分、設(shè)計(jì)嚴(yán)密,但往往不需要與會(huì)者進(jìn)行交流討論,決議一般已經(jīng)作出，只是借會(huì)議公開而已，如新聞發(fā)布會(huì)、商業(yè)展示會(huì)等。
9.各種論壇
圍繞自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)的理論,以及社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、產(chǎn)業(yè)、行業(yè)、專業(yè)、生活中的各種問題進(jìn)行探討、演說的會(huì)議。例如，達(dá)沃斯論壇、陸家嘴論壇等。
