活動(dòng)中突發(fā)狀況應(yīng)對(duì)有哪5大招
發(fā)表于：2017/7/25 15:22:28來(lái)源：瀏覽次現(xiàn)實(shí)中，專業(yè)的活動(dòng)策劃人員必須極其重視活動(dòng)執(zhí)行方案的設(shè)計(jì)。比如活動(dòng)策劃人員看到一些單位組織的活動(dòng)，甚至是一些專門(mén)從事活動(dòng)策劃和執(zhí)行的知名公司，也都或多或少的會(huì)存在這些方面的漏洞，盡管有些活動(dòng)策劃充滿著各種新奇，但是很多時(shí)候這些活動(dòng)卻因?yàn)樵趯?shí)際執(zhí)行過(guò)程中有所欠缺，因此在活動(dòng)策劃執(zhí)行和相關(guān)操作過(guò)程中就出現(xiàn)很多問(wèn)題，同時(shí)違背了活動(dòng)主辦方本來(lái)想要表達(dá)的想法，所以在活動(dòng)策劃方案確定之前策劃人員一定要對(duì)于在活動(dòng)中可能存在的問(wèn)題有所預(yù)防，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候一旦在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)事件發(fā)生一點(diǎn)的差錯(cuò)就很可能會(huì)造成很多相當(dāng)大的負(fù)面影響，而一旦損害的活動(dòng)策劃通常是不可能的“再有一次機(jī)會(huì)的”，所以，北京活動(dòng)策劃公司在執(zhí)行活動(dòng)策劃之前需要詳細(xì)規(guī)劃細(xì)節(jié)。以下北京活動(dòng)策劃公司的相關(guān)專業(yè)人員列出的5個(gè)在活動(dòng)策劃中可能發(fā)生的失誤的環(huán)節(jié)。
一、確認(rèn)
忘記與活動(dòng)相關(guān)的供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)。一般而言活動(dòng)的想供應(yīng)商可能有幾個(gè)不同的類別客戶端，這意味著活動(dòng)策劃公司有很多客戶端需要記住。在48小時(shí)內(nèi)得到一個(gè)口頭或電子郵件確認(rèn)是比較保險(xiǎn)的。而通常來(lái)說(shuō)電子郵件通常是更好的選擇，因?yàn)槟憧梢园涯愕钠谕麜?shū)面化，并要求活動(dòng)策劃人員以書(shū)面形式作出相應(yīng)的方案。
二、服務(wù)
沒(méi)有準(zhǔn)備足夠的勞動(dòng)力。在試圖平衡預(yù)算的事件時(shí)勞動(dòng)力成本始終是一個(gè)需要慎重考慮的問(wèn)題。當(dāng)活動(dòng)搭建執(zhí)行出現(xiàn)勞動(dòng)力短缺時(shí),活動(dòng)策劃公司可能會(huì)面臨比超出預(yù)算更大的問(wèn)題。北京活動(dòng)策劃公司建議如果你是活動(dòng)策劃人員，就應(yīng)該協(xié)調(diào)好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的員工、供應(yīng)商等，不要怕花幾百塊錢(qián)雇用更多的工人，這樣能確保你的活動(dòng)順利進(jìn)行。
三、時(shí)間
沒(méi)有充足的時(shí)間進(jìn)行提前的準(zhǔn)備。北京活動(dòng)策劃公司認(rèn)為活動(dòng)策劃是一場(chǎng)與時(shí)間的賽跑，當(dāng)策劃一個(gè)活動(dòng)的時(shí)候，活動(dòng)策劃人員就應(yīng)該要預(yù)留有準(zhǔn)備時(shí)間，直到活動(dòng)相關(guān)準(zhǔn)備都一切就緒。比如，當(dāng)一個(gè)活動(dòng)策劃開(kāi)始前，活動(dòng)策劃人員不能讓你的客人先到達(dá)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)而門(mén)卻沒(méi)有開(kāi)，正常的現(xiàn)象應(yīng)該是大門(mén)保持打開(kāi)的狀態(tài)在活動(dòng)開(kāi)始前15分鐘以上。
四、應(yīng)急
沒(méi)有一個(gè)完備的應(yīng)急措施。有句名言說(shuō)得好：計(jì)劃趕不上變化，策劃人員在執(zhí)行活動(dòng)的過(guò)程中，天氣情況頑劣，或者場(chǎng)地發(fā)生別的意外事件的事情都有可能發(fā)生，如果發(fā)生在活動(dòng)執(zhí)行的當(dāng)天這些都不是隨意可以臨時(shí)解決的事情。因此北京活動(dòng)策劃公司建議策劃人員最好提前想出應(yīng)急的計(jì)謀，即便是局面無(wú)法控制了，哪怕策劃人員打算取消活動(dòng)的舉辦都得準(zhǔn)備好需要聯(lián)系你的客人和相關(guān)機(jī)構(gòu)的方法。
五、溝通
沒(méi)有與客戶提前關(guān)于活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的溝通。電子表格，電子郵件和宴會(huì)活動(dòng)的訂單是用于傳送活動(dòng)的細(xì)節(jié)極好的工具。但是，僅僅依靠文件和相關(guān)的圖片還是有可能會(huì)導(dǎo)致疏忽活動(dòng)的相關(guān)細(xì)節(jié)。更好的策劃方式是與你的客戶在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)關(guān)于細(xì)節(jié)進(jìn)行交流。在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行彩排的時(shí)候討論每一個(gè)細(xì)節(jié)，就當(dāng)成這些活動(dòng)已經(jīng)在你面前進(jìn)行一樣的考慮。
