在鄭州做一場大型會議活動現(xiàn)場如何把控及管理分工
發(fā)表于：2020/3/31 9:15:11來源：瀏覽次執(zhí)行好大型會議活動現(xiàn)場，不僅靠的是一種經(jīng)驗和專業(yè)度，更需要一套成熟的執(zhí)行系統(tǒng)來管理執(zhí)行；有系統(tǒng)的落地執(zhí)行方案，方能確保大型會議的有條不紊。
專業(yè)大型的會務(wù)公司，均有著自己獨特的執(zhí)行管理系統(tǒng)，這種沒有統(tǒng)一的標準，卻有著高效率、高落地的執(zhí)行標準，下面就為大家分享其中幾個核心部分：
第一，人員總控系統(tǒng)：
會議活動中，涉及到的人員崗位比較復(fù)雜，體系比較多，整體分為：導(dǎo)視組（引導(dǎo)泊車）、迎賓組（禮儀小姐）、攝影攝像師、主持人、演藝人員等等。
絕大多中小型會議活動公司，就會找長期配合的人員，會議活動前簡單彩排，甚至很多公司都只會對主持人進行彩排，其他人員系統(tǒng)均采用“按經(jīng)驗”崗位就緒；這種容易造成現(xiàn)場的混亂，以及突發(fā)狀況不能第一時間及時解決。
專業(yè)的人員系統(tǒng)，此時的功能就是確保每位人員熟悉自己的崗位職責(zé)與責(zé)權(quán)，如攝影師，什么時間該拍空景，空景拍攝幾張，分別對應(yīng)燈光什么需求，活動期間近景、遠景、人物特寫、光線調(diào)整等等，都是需要一套系統(tǒng)去規(guī)范，而不是任由攝影師按照自己的思路習(xí)慣拍攝，有效防止后期照片不足、領(lǐng)導(dǎo)角度拍攝不好等。
第二，物料搭建總控系統(tǒng)：
考慮到絕大部分會議活動在酒店舉行，酒店場地因為考慮到盈利和檔期問題，大部分活動進場時間，可能是晚上布場，甚至有時候酒店為了人員的調(diào)動，下午的會議活動，只允許上午開始布展，這就需要有足夠的物料現(xiàn)場搭建管理系統(tǒng)。小編之前有接觸過，沒系統(tǒng)的團隊，施工過程中，不同搭建商，各自為了盡早完工，與其他供應(yīng)商發(fā)生沖突，最后不僅造成形象不好，而且拖延了活動的正常開始時間，這種會務(wù)公司的服務(wù)，價格也許可能很低，但性價比就很弱。
第三，安全風(fēng)險管控系統(tǒng)：
會議活動除了現(xiàn)場體驗感做好，最核心的還是要有規(guī)避風(fēng)險的能力，以及遇到突發(fā)事件的處理能力；前期不能規(guī)避好，再好的應(yīng)急解決能力也是無濟于事，良好的規(guī)避風(fēng)險，靠的是一個會務(wù)公司的經(jīng)驗、體系。
最后，有體系，有系統(tǒng)，是確保每一項會議活動完美落地的基石保障！
