怎么做會(huì)務(wù)會(huì)議活動(dòng)？會(huì)務(wù)會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)流程
發(fā)表于：2018/11/17 11:22:34來源：瀏覽次要做好每一個(gè)項(xiàng)目，都必須先有頂層設(shè)計(jì)，根據(jù)頂層設(shè)計(jì)，細(xì)分每一項(xiàng)環(huán)節(jié)，將各環(huán)節(jié)一一打通，那么項(xiàng)目至少較為順利的完成。活動(dòng)策劃領(lǐng)域很寬，活動(dòng)的形式不一樣，活動(dòng)執(zhí)行項(xiàng)也是存在差異的。今天就給大家分享會(huì)務(wù)會(huì)議應(yīng)該怎么做，供大家學(xué)習(xí)參考。
1、明確活動(dòng)背景、目的。
2、明確活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、參與人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量。
3、組織會(huì)務(wù)工作小組，確定會(huì)務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會(huì)議準(zhǔn)備工作部署。
4、根據(jù)確定的會(huì)議議程，制定會(huì)議預(yù)算，申請(qǐng)專項(xiàng)會(huì)務(wù)費(fèi)用。
5、確定明確的會(huì)議議程、落實(shí)參會(huì)人員參加情況、會(huì)議具體地點(diǎn)情況、參會(huì)人員住宿安排情況、會(huì)議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會(huì)務(wù)指南樣稿，經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷。
6、發(fā)布會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、提交會(huì)議材料格式要求、參會(huì)人員。
7、確認(rèn)發(fā)言人，選擇標(biāo)準(zhǔn)：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實(shí)際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事。
8、根據(jù)時(shí)間進(jìn)行預(yù)演，防止時(shí)間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象。
9、活動(dòng)前期宣傳。
10、確定背景圖、橫幅、參會(huì)證、桌簽、路引、活動(dòng)現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會(huì)證、桌簽等。
11、檢查各項(xiàng)宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會(huì)證。
12、參會(huì)人員房間安排、餐飲安排。
13、提前安排人員到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場，安排會(huì)議室、住宿、餐飲事宜。
14、檢查各項(xiàng)會(huì)務(wù)資料到位情況，包括匯報(bào)材料、會(huì)務(wù)指南等。
15、檢查會(huì)議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水。
16、確定進(jìn)場時(shí)間、搭建內(nèi)容。
17、提前一天與主持人溝通，進(jìn)行現(xiàn)場彩排與準(zhǔn)備。
18、組織布置會(huì)議室，并確定室內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備到位情況，包括桌椅擺設(shè)、投影儀、會(huì)議電腦、麥克風(fēng)、電話會(huì)議機(jī)、打印機(jī)、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應(yīng)急藥品、攝影攝像設(shè)備。
19、全面檢查各項(xiàng)工作落實(shí)情況，安排好指引人員、會(huì)議記錄人員、會(huì)議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員，統(tǒng)一著裝。
20、確定參會(huì)人員到會(huì)議所在地具體時(shí)間，做好分組。
21、專人舉牌迎接來賓，引領(lǐng)至接待區(qū)集中，同時(shí)段來賓集合完畢，引領(lǐng)上車。至酒店，引導(dǎo)到接待臺(tái)簽到。
22、熟悉來賓的工作人員應(yīng)站在大門口迎接，做好參會(huì)簽到，人員到位后發(fā)放房卡、資料袋，包括會(huì)務(wù)指南、參會(huì)證、紙筆、溫馨提示（注意事項(xiàng)提醒、用餐及活動(dòng)提醒）。
23、VIP接待：專人專車全程陪同，專車送達(dá)酒店，引至貴賓區(qū)休息，代辦手續(xù)，送至房間。開會(huì)時(shí)由高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)親自陪同，指引坐在前排。
24、選好合影位置。
25、回程票務(wù)協(xié)調(diào)。
26、送賓流程：在酒店大堂定時(shí)定班， 專人領(lǐng)隊(duì)，專人跟車。
27、會(huì)議結(jié)束后，回收自帶物品、整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)布會(huì)議成果，總結(jié)會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
以上流程是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的大型會(huì)務(wù)會(huì)議流程，實(shí)際運(yùn)用中，可根據(jù)會(huì)務(wù)會(huì)議的大小進(jìn)行調(diào)整。結(jié)語，不管做哪種類型的活動(dòng)，都必須要有一個(gè)詳細(xì)活動(dòng)方案與流程，根據(jù)方案進(jìn)行執(zhí)行細(xì)分，細(xì)分越清晰，活動(dòng)執(zhí)行更成功。
