如何做好一場會(huì)議活動(dòng)
發(fā)表于：2017/6/29 15:22:45來源：瀏覽次一、專業(yè)的人做專業(yè)的事
任何成規(guī)模的會(huì)議活動(dòng)都是一次包含了流程策劃、方案制定、物料采購等多方面內(nèi)容的綜合活動(dòng)，所以，一定要提前委托一家具有豐富會(huì)議會(huì)務(wù)接待經(jīng)驗(yàn)，并且可以提供合理收費(fèi)服務(wù)的專業(yè)會(huì)議公司負(fù)責(zé)具體實(shí)施。從前期的會(huì)場選址、流程設(shè)置到中期的物料采集乃至后期收尾工作，這一點(diǎn)是會(huì)議活動(dòng)順利進(jìn)行的最根本保障。
二、合理選擇會(huì)議場地并根據(jù)會(huì)議主題和目的進(jìn)行科學(xué)布置
常規(guī)的會(huì)議活動(dòng)主題有答謝會(huì)、工作總結(jié)會(huì)、產(chǎn)品推介會(huì)、項(xiàng)目發(fā)布說明會(huì)等幾個(gè)大類，活動(dòng)舉辦前要根據(jù)活動(dòng)主題選擇合適的酒店或場館，并根據(jù)場地面積、層高、有無立柱等實(shí)際情況通過背景板搭建、展架、條幅等制作品進(jìn)行包裝，營造與會(huì)議主題相符合的現(xiàn)場氛圍。
三、會(huì)議設(shè)備租賃
目前會(huì)議常用設(shè)備主要有兩大類，一類是酒店自身可以提供的如：主席臺(tái)、麥克風(fēng)、普通投影儀、幕布、水牌、普通視聽設(shè)備，另一類是需要向?qū)I(yè)會(huì)議設(shè)備出租商租賃的如：水晶演講臺(tái)、高流明投影儀、線陣音箱、專業(yè)舞臺(tái)燈光、高清LED電子屏等專業(yè)設(shè)備，常規(guī)酒店提供的免費(fèi)的會(huì)議設(shè)備很難完全滿足會(huì)議活動(dòng)的整體需求，所以，要根據(jù)會(huì)場實(shí)際情況，合理的安排專業(yè)設(shè)備租賃采購，以此來滿足現(xiàn)場的效果需求。
四、通過專業(yè)設(shè)計(jì)人員將企業(yè)AI植入會(huì)議每一處細(xì)節(jié)
每一次會(huì)議活動(dòng)都需要提前制作邀請(qǐng)函、會(huì)場背景板、會(huì)議禮品、包裝袋等印刷品，以期達(dá)到整體會(huì)議活動(dòng)整體性體現(xiàn)的目的，在制作工作開始之前，一定要由專業(yè)的設(shè)計(jì)人員結(jié)合企業(yè)文化、會(huì)議主題、舉辦地等綜合內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真設(shè)計(jì)，務(wù)必保證活動(dòng)AI形象的整體性。
五、及時(shí)總結(jié)，科學(xué)評(píng)價(jià)
切記在每一次會(huì)議活動(dòng)結(jié)束之后，一定要及時(shí)的進(jìn)行效果總結(jié)工作，將會(huì)議目的、參加人數(shù)、活動(dòng)費(fèi)用、活動(dòng)細(xì)項(xiàng)、最終效果等內(nèi)容數(shù)字化，并使用表格進(jìn)行總結(jié)，所有的內(nèi)容均設(shè)置科學(xué)百分比基數(shù)，通過表格對(duì)比，科學(xué)的評(píng)判此次活動(dòng)的真實(shí)效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
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