一場成功的活動策劃細(xì)節(jié)把控體現(xiàn)在哪？
發(fā)表于：2017/8/17 14:35:09來源：瀏覽次一場成功的活動策劃細(xì)節(jié)把控體現(xiàn)在哪？
一、活動項目前期溝通
任何一個活動項目前期溝通很重要，這就是說根據(jù)活動要求要把活動中的每一個信息點和相關(guān)的要求要準(zhǔn)確無誤的傳遞給相關(guān)供應(yīng)商，那一個活動項目都需要溝通些什么呢?
一般來說活動項目前期分為禮儀管理溝通、攝影攝像管理溝通、主持人管理溝通、搭建/AV管理溝通、VIP管理溝通、演藝管理溝通、餐飲管理溝通、安保管理溝通、禮品管理溝通等等。
上述這些細(xì)項中需要我們?nèi)绾稳ヅc供應(yīng)商進(jìn)行溝通，都溝通那些內(nèi)容呢? 如，禮儀管理的溝通，我們前期需要告知供應(yīng)商篩選符合活動要求的禮儀(根據(jù)客戶要求從年齡、經(jīng)驗、身高、身材、面容、皮膚、口齒這幾方面進(jìn)行挑選)、提供符合活動調(diào)性的服飾、告知活動流程、細(xì)節(jié)內(nèi)容、化妝、站姿等培訓(xùn)。
再如主持人管理溝通需要提前告知主持人活動的相關(guān)細(xì)節(jié)包括，活動背景、活動人數(shù)、活動嘉賓構(gòu)成、活動環(huán)節(jié)、活動地點、活動時間、服裝要求等。
通過上述項目中兩個項的溝通舉例，不難看出在活動中每項管理溝通要將具體的要求及細(xì)節(jié)告知給供應(yīng)商只有這樣才能保證一個活動的順利進(jìn)行。
二、執(zhí)行文案的撰寫
所謂的執(zhí)行文案就是活動中需要的執(zhí)行手冊，它是一個活動能溝通順利進(jìn)行的有力保證，將活動項目所涉及各個崗位的職責(zé)及時間安排都撰寫在執(zhí)行手冊中有助于后期參加項目的人員能夠快速了解項目，明確分工及自己的崗位的要求。
那執(zhí)行手冊一般都包含那些內(nèi)容呢?一般包含活動基本信息、整體活動流程安排、職責(zé)分工、AV流程控制表、物料清單、攝影攝像管理、禮儀管理等，在根據(jù)活動流程及安排將活動時間、工作內(nèi)容、工作要求填寫到活動列表每個崗位職責(zé)中去，如下圖是一個攝影的流程管理安排表能夠清晰的看到攝影的時間安排、工作地點、拍攝內(nèi)容及相關(guān)要求。
我們以往做執(zhí)行手冊過程中出現(xiàn)一個誤區(qū)，從常規(guī)執(zhí)行手冊目錄上分析就是一個“已確認(rèn)信息的匯總資料”，實際上對現(xiàn)場并沒有真正起到執(zhí)行管理的作用。因此我提出了一個方法也可以算是一套標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行手冊究竟如何撰寫?除了應(yīng)有的確認(rèn)信息外，還需要將現(xiàn)場的分工內(nèi)容以文字資料進(jìn)行詳細(xì)的描述，這里給出一個方法，活動執(zhí)行五要素方法論：時間、地點、做什么、怎么做、備注!如攝影攝像管理表中的內(nèi)容一樣，禮儀管理、搭建管理、演藝管理、主持人管理等都可以將現(xiàn)場的執(zhí)行內(nèi)容提前以文字內(nèi)容寫出來，這樣做的好處有幾點：
·保證執(zhí)行效果、降低風(fēng)險。在活動中各崗位按照活動執(zhí)行手冊中的內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn),可以確保每項工作實施內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，保障活動的順利進(jìn)行，降低活動各環(huán)節(jié)出錯率。
·適合新人培訓(xùn)。新人可以按照活動執(zhí)行手冊中一個崗位職責(zé)規(guī)定直接進(jìn)行操作，可降低對新人進(jìn)行項目培訓(xùn)的溝通成本。
·體現(xiàn)專業(yè)度，讓客戶對我們在執(zhí)行層面的經(jīng)驗更加放心。
三、現(xiàn)場的執(zhí)行管理
由于活動現(xiàn)場的管理事務(wù)繁雜，如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動順利進(jìn)行，這就要求活動的管理者在事前項目溝通以及執(zhí)行文案的撰寫上要準(zhǔn)備充分，即要將項目所有的細(xì)節(jié)及要求與各類供應(yīng)商談清，還有要把崗位分分清楚以及各崗職責(zé)及要求寫細(xì)，最后在現(xiàn)場由活動管理者統(tǒng)一管理各方面負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個現(xiàn)場工作，那在活動現(xiàn)場活動管理者具體負(fù)責(zé)哪些工作呢?
一般在活動的現(xiàn)場活動管理人員主要工作在于：監(jiān)督和控制各種崗位人員的到場和準(zhǔn)備情況。例如舞臺燈光音響視頻是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓準(zhǔn)備的水、胸花等是否齊備，演職人員及主持人是否到齊，媒體記者是否已安排妥當(dāng)?shù)?負(fù)責(zé)各崗位之間的信息溝通及確認(rèn)。參與活動的各個方面都需要互相配合，各崗位人員應(yīng)當(dāng)及時傳達(dá)他們之間的信息和各種配合要求;負(fù)責(zé)解決各崗位體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題;及時了解各崗位工作進(jìn)展情況等。
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