如何安排會(huì)議結(jié)束后的工作？
發(fā)表于：2016/7/18 17:04:39來(lái)源：瀏覽次大會(huì)結(jié)束后，秘書要做好收尾工作，不可以因?yàn)闀?huì)場(chǎng)上的會(huì)議結(jié)束了就可以松口氣，要適時(shí)做好善后工作，讓會(huì)議善始善終，圓滿落幕。會(huì)議結(jié)束后需要進(jìn)行的工作有：
1．清理會(huì)場(chǎng)
會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)者紛紛退場(chǎng)，當(dāng)會(huì)議的人員都離開現(xiàn)場(chǎng)之后，會(huì)議的組織者就要與工作人員一同進(jìn)行會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的清理工作。
(1)要取走在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)及各個(gè)房間剩下的與會(huì)議有關(guān)的文件資料。因會(huì)議文件多屬草稿性質(zhì)或參考性質(zhì)，并帶有保密性，所以會(huì)議文件在會(huì)后多數(shù)應(yīng)收回，不宜長(zhǎng)期存放在個(gè)人手里，以免遺失泄密。
(2)收回在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的一些布置物品，如橫幅等。
(3)關(guān)閉會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的視聽設(shè)備，督促會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的工作人員將其收好。
(4)退還現(xiàn)場(chǎng)一些租借的物品和材料。
2．為與會(huì)者結(jié)清會(huì)議賬目
會(huì)議結(jié)束后，需要盡快進(jìn)行的工作就是將各種工作支出的費(fèi)用結(jié)清。
(1)落實(shí)租借設(shè)備的費(fèi)用和購(gòu)買供應(yīng)品的費(fèi)用。
(2)為大會(huì)請(qǐng)來(lái)的相關(guān)專家、貴賓支付酬金或旅費(fèi)。
(3)為與會(huì)者結(jié)清會(huì)議費(fèi)用，并開具相關(guān)票據(jù)，以便與會(huì)者回所在公司報(bào)銷。
3．送別與會(huì)人員
會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)者要返回，秘書要組織送站工作。與接站工作相同要掌握與會(huì)者各自乘坐的交通工具，時(shí)間、車次，并制作成表便于協(xié)調(diào)指揮。同時(shí)要安排好送站的車輛。
4．會(huì)議資料歸檔
正規(guī)的組織，一般都會(huì)將自己每次會(huì)議，特別是大型會(huì)議的一些資料進(jìn)行歸檔整理，例如現(xiàn)場(chǎng)的會(huì)議記錄、與會(huì)者名單、發(fā)言稿原件和打印件、會(huì)議決議等文字資料，與會(huì)議的一些現(xiàn)場(chǎng)錄音錄像資料一起，統(tǒng)一整理后歸入專門的檔案管理部門。
5．會(huì)議的總結(jié)評(píng)估
為了積累經(jīng)驗(yàn)，在大中型會(huì)議或重要會(huì)議結(jié)束后， 秘書人員應(yīng)當(dāng)總結(jié)會(huì)議工作經(jīng)驗(yàn)，肯定成績(jī)，找出存在的問題，對(duì)整個(gè)會(huì)議流程進(jìn)行評(píng)估。這種總結(jié)對(duì)不斷提高秘書組織大型會(huì)議的能力至關(guān)重要。
